21. marts 2019, VERSION: 1,3

1. Konstruktion for foreningen Rubanforum

               

 

 

 

2. Vedtægter for foreningen Rubanforum

 

§ 1 Definition

I vedtægten har følgende ord følgende betydning, når de skrives med stort begyndelsesbogstav:

1. ”Aktører” betyder alle lovlige foreninger, råd, virksomheder og kommunale funktioner i Varde kommune.
2. ”Foreninger” betyder Sogne-, Borger-, Idræts-, Sports-, Fritids-, Kultur-, Erhvervs-, Handels-, Turist-, foreninger og Lokalråd, Lokalarkiver, Menighedsråd som er hjemmehørende i et sogn i Varde kommune og hvis primære virke er inden for den respektive sognegrænse.
3. ”Foreningsråd” betyder Varde Kommunes Idrætsråd og Fællesråd Varde.
4. ”Udviklingsråd” betyder 8 ud af de 9 udviklingsråd, der nedsat under Varde kommune, som er følgende: Blåbjerg Udviklingsråd, Udviklingsrådet Varde Opland, Udviklingsrådet Varde by, Udviklingsrådet Helle Vest, Udviklingsrådet Helle Øst, Skovlund-Ansager Udviklingsråd, Ølgod Udviklingsråd, Udviklingsrådet HHST.
5. ”Varde Kommune” betyder i forbindelse med konstruktionen og § 9 (der omhandler valg) Varde byråd og personer der er ansat i Varde kommune
6. ”Øvrige” Borgere der er bosat i Varde kommune.
7. ”Medlemstyper” betyder de 5 forskellige typer af medlemmer, der kan være medlem af Rubanforum’s repræsentantskab, som Foreninger, Foreningsråd, Udviklingsråd, Varde Kommune og Øvrige

 

 

§ 2 Navn og hjemsted

Foreningens navn er Rubanforum og har hjemsted i Varde Kommune

§ 2.1 Ruban er et sammensat ord af Rural og Urban.

1. Rural betyder: ”Det landlige” (det der har med landdistrikter at gøre)!
2. Urban betyder: ”Det bymæssige” (det der har med byen at gøre)!
3. Ruban betyder på fransk: ”Bånd”!
4. Afledt heraf betyder Ruban i Varde kommune: ”Binder bånd mellem land- og bysamfund”!
5. Forum betyder: ”Offentlig plads eller torv”, - hvor en forhandling og meningsudveksling kan find sted!

 

 

§ 3 Formål

§ 3.1 Rubanforum’s almennyttige formål er, at være samarbejdsorganisationen, der arbejder for at få byer, lokalsamfund og Aktører i Varde kommune til at samarbejde, målrette udviklingen og løfte opgaver i fællesskab ved at:

1. Samle Varde kommunes lokalsamfund og Aktører indadtil.
2. Være ambassadør for Varde kommunes lokalsamfund og Aktører udadtil.
3. Samarbejde, skabe relationer og netværk med lokalsamfund, kommuner og lande uden for Varde kommunes grænser.
4. Samarbejde med organisationer og virksomheder, der vil fremme Rubanforum’s formål.
5. Udvikle det samarbejdende demokrati, hvor borgerne i forhold til Aktørne ikke kun ses som brugere, men som en partner og ressource til at skabe udvikling og nye aktiver.
6. Opnå en behandling af landdistrikter og byer som ligeværdige i forhold til social, kulturel og miljømæssig retfærdighed.
7. Skabe grobund for flere mindre byer, der er selvhjulpen med skole, børnehave, sundhedsklinik, arbejdspladser og produktion af lokale produkter og services.

 

§ 3.2 Det almennyttige formål søges opnået i samarbejde med borgerne og Aktørerne ved løbende at:

1. Udvikle en kommunikationsplatform, der holder alle borger, byer og Aktører informeret med aktuel vidensdeling og nyhedsformidling.
2. Udvikle og afprøve metoder og redskaber, der sætter alle Aktører i stand til at arbejde systematisk og tværgående med frivillige, hele tiden med fokus på bedst mulig kommunikation mellem land- og bysamfund.
3. Afholde arrangementer, møder, kursuser og foredrag, der understøtter formålsparagraffen

 

§ 3.3 Rubanforum er ”moder-forening/organisation” for den selvejende institution Rubaninfo og kan være ”moder-forening/organisation” for andre driftsvirksomheder, der løser forskellige opgaver, som fremmer formålsparagraffen.

 

 

§ 4 Medlemmer

§ 4.1 Hvis bestyrelsen vurderer, at man lever op til formålsparagraffen § 3, kan man af bestyrelsen optages som medlem i henhold til følgende:

1. Som medlemmer kan bestyrelsen kun optage lovlige foreninger, råd og offentlige institutioner, som er hjemmehørende i Varde kommune.
2. Erhvervsvirksomheder og private enkeltpersoner kan optages som passive medlemmer (støtte medlemmer) uden stemmeret.
3. Byrådsmedlemmer af Varde byråd er automatisk medlem og der udløses 1 stemme til hvert byrådsmedlem, der deltager ved generalforsamlingen.
4. Det er til enhver tid bestyrelsens ret at indstille til ophævning af medlemskaber. Den endelige eksklusion sker af generalforsamlingen.

 

§ 4.2 Indmeldelse

Indmeldelse skal ske til foreningens kasserer.

 

§ 4.3 Udmeldelse

Udmeldelse skal ske til kassereren med en måneds varsel til udgangen af et kvartal.

 

§ 4.4 Indskud og kontingent

Ved optagelse i foreningen betales et medlemskab af Rubanforum.

1. Et medlemsskab gælder for et kalenderår af gangen og udløber, hvis det ikke fornyes inden årets udgang den 31. januar.
2. Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling.
3. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.
4. Årskontingent skal være indbetalt 14 dage før ordinær generalforsamling.

 

 

§ 5 Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender.

1. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt i årets første kvartal.
2. En Forening, Foreningsråd eller Udviklingsråd med et gyldigt medlemskab har adgang og stemmeret til 5 personer ved generalforsamlingen. Hver deltager har 1 stemme på generalforsamlingen.
3. Stemmeret har alle medlemmer, der ikke er i kontingentrestance.
4. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 2 ugers varsel med opslag på den selvejende institution Rubaninfos hjemmeside med angivelse af dagsorden samt eventuelle indkomne forslag. Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest 4 uger før generalforsamlingens afholdelse.
5. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal, bortset fra vedtægtsændringer ifølge § 15.

 

 

§ 6 Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
3. Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse.
4. Behandling af indkomne forslag
5. Budget og kontingent
   1. Fremlæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse.
   2. Fastsættelse af kontingent.
6. Valg til Rubanforum’s repræsentantskab og bestyrelse.
   1. Valg af stemmetæller
   2. Valg af repræsentantskab og bestyrelse
7. Valg af revisor og revisorsuppleant.
8. Eventuelt

 

 

§ 7 Generalforsamlingens ledelse 

Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.
Beslutninger tages efter almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er bestyrelsesformandens stemme afgørende.
Der føres en protokol over generalforsamlingens beslutninger.

 

 

§ 8 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst en tredjedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse.

Ekstraordinær generalforsamlingen indkaldes med mindst 2 ugers varsel med opslag på den selvejende institution Rubaninfos hjemmeside med angivelse af dagsorden samt eventuelle indkomne forslag.

 

 

§9 Valg til Rubanforum’s repræsentantskab og bestyrelse

På generalforsamlingen nedsættes et repræsentantskab på op til 24 repræsentantskabsmedlemmer + 3 suppleanter, idet der tilstræbes en områdemæssig jævn fordeling af medlemstyper ud fra Varde kommunes byers, lokalsamfunds og Aktørers geografiske placering og interesse.

Sammensætning af Medlemstyper til repræsentantskabet:

Vælges på generalforsamlingen:
Foreninger tildeles 9 repræsentantskabsmedlemmer og 2 suppleanter

Øvrige tildeles 3 repræsentantskabsmedlemmer og 1 suppleant

Udpeges af egne bestyrelser:
Varde Kommunes Idrætsråd tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Fællesråd Varde tildeles 1 repræsentantskabsmedlemmer og 1 suppleant

Blåbjerg Udviklingsråd tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Udviklingsrådet Varde opland tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Udviklingsrådet Varde by tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Udviklingsrådet Helle Vest tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Udviklingsrådet Helle Øst tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Skovlund-Ansager Udviklingsråd tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Ølgod Udviklingsråd tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Udviklingsrådet HHST tildeles 1 repræsentantskabsmedlem og 1 suppleant

Varde Kommune tildeles 2 repræsentantskabsmedlemmer + 1 suppleant

 

 

§ 9.1 Valgregler ved valg til Rubanforum’s repræsentantskab og bestyrelse

Repræsentantskabs- og bestyrelsesmedlemmer vælges enten ved direkte valg på generalforsamlingen eller ved udpegning efter reglerne i § 9.2 og § 9.3

1. Alle valg og udpegninger gælder for 2 år ad gangen med undtagelse af suppleanter, der vælges eller udpeges for 1 år ad gangen.
2. Genvalg kan finde sted.
3. En indtrådt suppleant beklæder posten til den valgte kommer tilbage eller afgår.
4. Ved ledige pladser i repræsentantskabet kan repræsentantskabet selv beslutte at udpege en kompetent person til at være repræsentantskabsmedlem.
5. Formand og næstformand for Rubanforum’s bestyrelse er automatisk valgt til den selvejende institution Rubaninfos bestyrelse.
6. Såfremt formanden for Rubanforum’s bestyrelse får forfald i løbet af en valgperiode, skal næstformanden fungere som formand ind til formanden kommer tilbage eller afgår.

 

§ 9.2 Valg af repræsentantskabsmedlemmer fra Foreninger og Øvrige til repræsentantskabet

Repræsentantskabsmedlemmerne og suppleanter til Foreninger og Øvrige vælges direkte på og af generalforsamlingen.

1. Til Foreninger vælges der i lige årstal 4 repræsentantskabsmedlemmer og i ulige årstal 5 repræsentantskabsmedlemmer.
2. Til Øvrige vælges der i lige årstal 1 repræsentantskabsmedlem og i ulige årstal 2 repræsentantskabsmedlemmer.

Kandidater for Foreninger og Øvrige til repræsentantskabet er alle de personer, der er mødt op til den ordinære generalforsamling og dem som Foreninger og Rubanforum’s bestyrelse skrifteligt har foreslået inden generalforsamlingen påbegyndes.

Valget foregår ved uddeling af stemmesedler.

c.  Ved valg kan de stemmeberettigede stemme på det antal kandidater, der skal vælges.
d.  De kandidater der har fået flest stemmer bliver valgt.
e.  Ved stemmelighed foregår valget ved lodtrækning.
f.  Til suppleanter vælges de 3 kandidater med flest stemmer, der ikke har fået stemmer nok til en plads i repræsentantskabet.

 

9.3 Valg af repræsentantskabsmedlemmer fra Foreningsråd, Udviklingsråd og Varde Kommune til repræsentantskabet

De respektive 2 Foreningsråd, 8 Udviklingsråd udpeger selv hver især deres 1 stk. repræsentantskabsmedlem og 1 stk. suppleant til Rubanforum’s repræsentantskab. Varde Kommune udpeger selv deres 2 stk. repræsentantskabsmedlemmer og 2 stk. suppleanter til Rubanforum’s repræsentantskab.

Senest 2 måneder før generalforsamlingen har Rubanforum’s bestyrelse pligt til skriftlig at gøre de respektive 2 Foreningsråd, 8 Udviklingsråd og Varde Kommune opmærksom på at de skal påbegynde udpegningen af deres respektive repræsentantskabsmedlem(mer) og suppleant(er).

Senest 5 dage før den ordinære generalforsamling, skal de respektive 2 Foreningsråd, 8 Udviklingsråd og Varde Kommune meddele Rubanforum’s bestyrelse skriftlig, hvem de har valgt til deres respektive repræsentantskabsmedlem(mer) og suppleant(er).

Såfremt at en eller flere af de respektive 2 Foreningsråd, 8 Udviklingsråd og Varde Kommune ikke meddeler, hvem de har udpeget til repræsentantskabet inden tidsfristen, kan repræsentantskabet efter eget ønske selv vælge en stedfortræder, der beklæder posten i et år.

 

§ 9.4 Valg af bestyrelse for foreningen Rubanforum og repræsentantskabet

I forlængelse af generalforsamlingen træder repræsentantskabet sammen og vælger i blandt sin midte bestyrelsen for foreningen Rubanforum, der samtidig er bestyrelse for repræsentantskabet.

Bestyrelsen består af 5 bestyrelsesmedlemmer, der konstituerer sig selv med 1 formand, 1 næstformand, 1 kasserer, 1 sekretær, 1 menigt bestyrelsesmedlem og 2 suppleanter.

Formanden og Næstformanden indtræder automatisk i den selvejende institution Rubaninfos bestyrelse.

Hvis ingen suppleanter bliver valgt kan bestyrelsen selv udpege det nødvendige antal.

 

§ 9.5 Valg af bestyrelse for den selvejende institution Rubaninfo

I forlængelse af § 9.4 vælger repræsentantskabet 3 medlemmer og 2 suppleanter til bestyrelsen af den selvejende institution Rubaninfo.

Sammen med de to automatiske valgte bestyrelsesmedlemmer jævnfør § 9.4, konstituerer bestyrelsen sig selv med 1 formand, 1 næstformand, 1 kasserer, 1 sekretær, 1 menigt bestyrelsesmedlem.

Den nyvalgte bestyrelse tiltræder hvert år til den 1. april.

 

 

 

§ 10 Repræsentantskabets rolle og kommissorium

Repræsentantskabet skal stifte den selvejende institution Rubaninfo inden den 30. juni 2015

Rubanforum’s repræsentantskab skal vælge bestyrelsesmedlemmer til Rubanforum og den selvejende institution Rubaninfo.

Rubanforum’s repræsentantskab har ud fra formålsparagraffen § 3 til opgave at være rådgivende over for de 2 bestyrelser samt komme med forslag til aktiviteter og udvikling af Rubanforum og den selvejende institution Rubaninfo.

Repræsentantskabet mødes ca. 2 gange årligt i april og i september og i øvrigt når Rubanforum’s bestyrelse skønner det nødvendigt, samt når formanden eller mindst 5 repræsentantskabsmedlemmer skriftlig over for bestyrelsen ønsker repræsentantskabet indkaldt.

Indkaldelse til repræsentantskabsmøder sker skriftlig elektronisk med mindst 14 dages varsel og med angivelse af dagsorden.

 

 

§ 11 Rubanforum’s bestyrelses rolle og kommissorium

Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold og fastsætter selv forretningsorden og antal af møder pr. år.

1. Bestyrelsen har til opgave at tage imod forslag fra repræsentantskabet og iværksætte aktiviteter, der fremmer foreningens formål i § 3.
2. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
3. Bestyrelsen har pligt til at indkalde repræsentantskabet til ordinære møder i april og september og i øvrigt når bestyrelsen eller formanden skønner det nødvendigt
4. Formanden og Næstformanden for bestyrelsen er automatisk medlemmer af den selvejende institution Rubaninfos bestyrelse og har til opgave, at overbringe og holde tilsyn med, at den selvejende institution Rubaninfo i praksis udfører de idéer og opgaver foreningen Rubanforum ønskes løst.
5. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægterne.
6. Alle sager afgøres ved simpelt stemmeflertal.
7. I tilfælde af stemmelighed er formandens, eller den tilstedeværende næstformands, stemme afgørende.

 

 

§ 12 Driftsselskab

Til at udføre det praktiske arbejde ved løsning af forenings opgaver og formål ifølge § 3 etableres den selvejende institution Rubaninfo.

Den selvejende institution Rubaninfo hovedformål er at udvikle og vedligeholde en kommunikationsplatform for Varde Kommunes byer, lokalsamfund, foreninger, lokalråd og udviklingsråd samt Varde Kommunes byråd og administration til gensidig udveksling af informationer og formidling af nyheder.

Inden for rammen af den selvejende institution Rubaninfos vedtægter kan den selvejende institution Rubaninfos også løse andre administrative og praktiske opgaver for foreningen Rubanforum.

 

 

§ 13 Tegningsret og hæftelse

Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer er til stede, heriblandt formanden eller dennes stedfortræder. Bestyrelsen træffer beslutning med almindeligt flertal.

Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.

Foreningen tegnes af formanden eller dennes stedfortræder og kassereren i forening.

Foreningen hæfter alene ved sin formue.

 

 

§ 14 Regnskab

Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Midler til foreningens drift skaffes ved medlemskontingent og ligeledes ved aktiviteter, jævnfør formålsparagraffen §3.

Bestyrelsen skal i begyndelsen af januar afgive driftsregnskab for det foregående år og status pr. 31. december til revisoren.

Driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift.

 

 

§ 15 Vedtægtsændringer

Ændringer i vedtægter kan kun ske på et møde for Rubanforum’s repræsentantskab, hvor halvdelen af repræsentantskabet er tilstede eller ved en generalforsamling, når 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Varde kommune skal godkende en vedtægtsændring af § 4.1.a om at medlemmer, der har stemmeret skal være hjemmehørende i Varde kommune. En godkendelse kan kun give under henvisning til at tilskuddet fra Varde Kommune går til formål, som Varde Kommune lovligt kan støtte.

 

 

§ 16 Opløsning af foreningen Rubanforum

Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal på to hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær.

Ved opløsning tilfalder foreningens aktiver almennyttige formål efter den opløsende generalforsamlings nærmere bestemmelser.

Bestyrelsen kan først fratræde når foreningens formue og midler er anvendt.

 

 

§ 17 Ikrafttræden

Vedtægterne træder i kraft den 31.03.2016.

§ 17.1 Rubanforum er stiftet under den stiftende generalforsamling den 09.06.2015 på Horne Kro.

§ 17.2. Rubanforum’s bestyrelse ved stiftelsen fremgår af bilag 1 med deres underskrifter.

§ 17.2. Rubanforum’s revisor ved stiftelsen fremgår af bilag 2.

 

Godkendt den 31.03. 2016 af bestyrelsen for foreningen Rubanforum.

 

Formand: Michael Beier Tkacz, Vrenderupvej 12, Fåborg, 6818 Årre

Næstformand: Albert van Harten, Rosenvej 1, Alslev, 6800 Varde

Kasserer: Claus Jeppesen, Hellevej 50, Vrenderup, 6818 Årre

Sekretær: Mads Rahbæk Skydt, Vestervang 20, Fåborg, 6818 Årre

Bestyrelsesmedlem: Henry Koch, Diget 8, 6862 Tistrup

 

Bilag 2

Revisoren i stiftelsesfasen af Rubanforum er:

Revisor: Oluf Nissen, Sletten 65, 6800 Varde

Revisorsuppleant: Finn M. Hansen, Skoleparken 16, Næsbjerg, 6800 Varde